Generalforsamling 2016

Referat fra Generalforsamlingen den 27. august 2016 for Ellinge Strand Grundejerforening, afholdt i feriekolonien ”Lyngborgen”, Ellinge Lyng.

Fremmødte:

Toftevejvej nr.              25, 31, 33, 39, 45 og 61.
Syrenvej   nr.                15, 17, 18, 28, 36, 38, 44, 48, 54, 60 og 84.
Gl. Kongevej nr.            20, 22, 30, 36, 38 og 40.
Lyngborgen havde ikke sendt en repræsentant.
Kongelejren havde sendt 2 repræsentanter.Fra bestyrelsen: Formand Hans-Henrik Froulund, Gl. kongevej 20; kasserer Lone Christoffersen, Syrenvej 38; næstformand Michael Steen Nielsen-Elgaarg, Syrenvej 18 og sekretær Knud Chr. Christensen, Syrenvej 48.

Dagsorden:

1. Valg af dirigent
2. Oplæsning af bestyrelses- og generalforsamlingsprotokol
3. Formandens beretning om foreningens virksomhed
4. Kasserens fremlæggelse af det reviderede årsregnskab for 2015 til godkendelse
5. Bestyrelsens forslag til budget og kontingent for 2017 til godkendelse
6. Indkomne forslag
7. Valg til bestyrelse, på valg er formand Hans-Henrik Froulund, Gl. kongevej 20 (villig til genvalg) og kasserer Lone Christoffersen, Syrenvej 38 (villig til genvalg)
8. Valg af suppleant til bestyrelsen
9. Valg af revisorer
10. Eventuelt

Formanden, Hans bød velkommen.

Ad 1.  Formanden foreslog valg af Jørgen Christoffersen til dirigent, hvilket generalforsamlingen tiltrådte.

Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og gav ordet til formanden.

Ad 2. og 3. blev varetaget ved:

Formandens orienterende beretning for bestyrelsens arbejde i perioden 22. august 2015 – 27. august 2016:

Kloakering.

Bestyrelsen har i perioden haft en del henvendelser om kloakeringsplanerne for vores område. Vi har undersøgt og skrevet til forsyningsselskabet, om de kunne bidrage til en større klarhed over, hvad der kommer til at ske. Vi er kun blevet lidt klogere.

Det ved vi:

1. Anlægget vil blive etableret; tidsplan usikker for den enkelte grundejer.
2. Forsyningsselskabet kontakter den enkelte grundejer, når det er tid.
3. Afhængig af, hvor hovedledningen bliver lagt, er det muligt for den enkelte grundejer, at få tilslutningsbrønd placeret efter ønske.
4. Alle grundejere skal betale tilslutningsafgift, uanset om grunden er bebygget.

Regnestykket ser således ud i skrivende stund.

Tilslutningsafgift + pris for rørlægning fra hus til kloaknettet + den årlige afgift til forsyningsselskabet+ vandaflednings afgift.

Vi har fået en del henvendelser, om grundejerforeningen kan hjælpe med, at få en ordentlig pris for det arbejde som skal udføres på grundene.

Der er flere muligheder:

1. Grundejerne sørger selv for at blive tilsluttet. Husk det skal være autoriserede folk; forsyningsselskabet har en liste over autoriserede. Der er grundejere som selv vil udføre arbejde, for derefter at få en autoriseret til at overvåge arbejdet, samt godkende det udførte arbejde. Vi ved, at der er EU regler som tillader den fremgangsmåde, men om det gælder kloak arbejde er usikkert, det kan undersøges.
2. Grundejerforeningen indhenter tilbud på arbejdet med det formål at mindske prisen pr. løbende meter ledning. Bestyrelsen har ikke på nu værende tidspunkt, taget stilling til, om vi vil indgå i en sådan proces.

 Formanden er af den opfattelse, at flere grundejere uden for bestyrelsen, kan indtræde i en ad hoc gruppe, som undersøger mulighederne omkring tilbudsgivning på stikledninger. Selvfølgelig er bestyrelsen med i det arbejde.

Dette er et diskussions grundlag på generalforsamlingen.

Bro

Vi har igen i år haft et hold til at fikse broen. Tak til dem, der mødte frem på dagen. Vi

kunne i fremtiden godt tænke os, at I meddeler os, om I kommer eller ej, så er det nemmere for os at planlægge arbejdet.

Dræn.

Vi har haft et vådt forår, med meget vand på lavtliggende grunde. Vi må endnu engang understrege, at hvis I har grøfter på jeres grund, skal I selv oprense dem. I må ikke ændre løbet eller grave dybere end koten tillader.

Hvis en grøft ikke er oprenset, tilstoppes selve hoveddrænet. Vi kan ikke overvåge løbet hele tiden. Når vi ser det, oprenser grundejerforeningen de løb, som vi skal. Vi har en vedligeholdelsesplan for spuling og tilsyn med foreningens dræn. For at drænene kan fungere, skal de grundejere, som har dræn eller grøfter på deres grund, vedligeholde dem.

Betalingsservice.

Vi har haft nogle henvendelser om betaling af kontingent. I kan tilmelde jer betalingsservice, så bliver beløbet indbetalt rettidigt, og I slipper for, at vi rykker jer, og desuden sparer I kassereren for en masse arbejde.

Vores kasserer har brugt og bruger en masse tid på at opgradere medlemslister mm. Vi er af den opfattelse, at der er en udbredt tilfredshed med dette arbejde. For at kunne det, er det nødvendigt at I meddeler os ændringer. Dvs. E-mailadresser, telefonnr. adresseændringer mm. Dette er jo godt for os alle.

 Veje

Vi har en vedligeholdelsesplan for vores veje, dette betyder følgende.

1. At vejene afrenses
2. At vejene afrettes
3. At vejene saltes
4. At grus efterfyldes efter behov
5. At der anbringes grus på allerede aftalte pladser, således at vi selv kan reparere vejene.
6. At vejene eller stikveje opgraderes, når det vurderes, at de er meget slidte.

Dette arbejde udføres ikke på fastlagte datoer, men udføres når vejret og årstiden tillader, at arbejdet kan udføres forsvarligt. Dette sker typisk om foråret.

Bevoksning.

Det er vigtigt, at vi beskærer vores træer og buske ud til vores veje. Hvis I er i tvivl om, hvordan det skal gøres, så læs i den grønne vejledning fra Odsherred kommune der er en masse nyttige oplysninger om, hvordan man gør.

Vedr. formandens beretning spurgte Syrenvej 15 til bestyrelsens arbejde og kontakt til kommunen.

Formanden henviste til årsberetningen og oplyste, at bestyrelsen bl.a. holder øje med salg, således at ejendomme ikke erhverves af firmaer i modstrid vedtægterne. Formanden oplyser, at bestyrelsen har et meget godt samarbejde med kommunen bl.a. også i relation til fredninger i området, afgræssende kvæg og kommunens accept af vor egen bro.

Generalforsamlingen godkendte formandens beretning.

Kloakering

Formanden gav ordet til Jørgen Christoffersen, som på formandens vegne sammen med kassereren havde deltaget i kommunens orienterende møde 25. august 2016 for grundejerforeninger vedr. kommende kloakeringer.

Jørgen gav herefter en meget udførlig præsentation af kommunens oplysningsmateriale vedr. kommende kloakeringer inkl. vedr. forhold, som kommunen aktuelt endnu ikke har taget konkret stilling til. Præsentationsmaterialet vil Jørgen fremsende til samtlige grundejere.

Det anbefales, at man læser det udsendte materiale, og at man på Odsherred Forsynings Hjemmeside tilmelder sig nyhedsbrev (ved e-mail) og SMS service,

http://www.odsherredforsyning.dk/sommerhuskloakering/om-sommerhuskloakering

Tilslutningsbidraget til Odsherred Forsyning forventes i 2017 at andrage 36.835 kr. per boligenhed. Herudover kommer udgift til arbejde på egen grund som afhænger af forholdene på grunden, og som skal udføres af en autoriseret kloakmester, denne udgift er anslået til ca. 250 – 500 kr. per meter plus udgifter til brønde. Den årlige vandafledningsafgift er for 30 kubikmeter vand er anslået til ca. 2.215 kr.

Det bemærkes, at adgangsforholdene til de enkelte grunde vanskeliggøres under etablering af kloakledningerne i vejene. Der vil være en periode, hvor adgang til eget hus er forhindret. Angående adgangsforhold skal grundejernes træer og buske beskæres efter anvisning (der skal være fri vej i 5 meters bredde og 4,2 meters højde).

Vejsyn med aftale om beskæring og fotoregistrering foretages før arbejdet går i gang.

Vejene reetableres efter endt arbejde i henhold til ”dansk standard”.

Der findes 3 slags kloakeringer:

• Den almindelige model, hvor rør graves 6 meter ned
• vakuum model
• tryksat model

Vort område, Vig Lyng forventes påbegyndt kloakeret efteråret 2017 og formentlig med en afløbsmetode, der kaldes ”tryksat kloakering”

For yderligere detaljer henvises til det af Jørgen fremsendte materiale fra kommunen.

Under Jørgens præsentation blev der fremsat følgende spørgsmål:

Gl. Kongevej 30: Hvorfor er der forskellige måde at kloakere på?
Jørgen: På grund af niveauforskelle i grundvandsspejlet.

Gl. kongevej 22: Vedr. forsikring, kan vi risikere at vor forsikring bliver opsagt på grund af risiko for overløb i vore huse pga. kloakeringstypen? Skal vi etablere højtvandslukke for egen regning?
Jørgen: ??? Vi må afvente yderligere information fra kommunen.

Toftevej 39: ”Skal vi have trykpumper på egen grund? Kommer der lugtgener?
Jørgen: Nej, pumper placeres ved kloakstrengen, som er Odsherreds Forsynings ejendom. Ingen lugtgener, da kloakken ligger dybt.

Syrenvej 60: Hvilke rør anvendes? Er der risiko for rotter?
Jørgen: Plastik- og betonrør.

Syrenvej 60 bemærker: Grundvandet står højere om vinteren, det må give øget besvær med vandet, der skal suges væk under anlægsarbejdet.

Toftevej 25: Har man tilslutningspligt eller kan man bede om udsættelse?
Jørgen: Der er tilslutningspligt, dog kan nyligt (i de sidste 10 år) etablerede godkendte nedsivningsanlæg få 10 års opsættelse fra etableringsdatoen af anlægget. Dvs. hvis anlægget er 3 år gammelt kan fås 7 års opsættelse.

Gl. Kongevej 40: Foreslår, at man indhenter tilbud udenfor Odsherred vedr. udførsel af egen del af kloak arbejdet.
Jørgen foreslår, at Grundejerforeningen etablerer en ad hoc gruppe, der indhenter tilbud med henblik på en samlet entreprise for at opnå en rimelig pris. Jørgen kender til et eksempel, hvor der blev betalt 9.500 kr. for 35 meters stikledning.

Gl. Kongevej 30: Kan man ”skyde” stikledningen ind?
Jørgen: Det gøres under veje og lignende, men det er uvist, om det kan gøres hos private.

Jørgen spørger selv: Skal de gamle tanke graves op
Jørgen: Nej, tanken tømmes på kommunens regning, toppen smadres og tanken fyldes med sand.

Toftevej 45: Kan eksisterende brønde (hustanke) benyttes som opsamlingsbrønd med overløb til kloakken?
Jørgen: Nej

Gl. kongevej 22: Skal den nye kloakledning helt ind til huset, så en terrasse evt. skal graves op?Jørgen: Ja, hvis nødvendigt for tilslutningen

Toftevej 45: Hvordan skal der evt. slam suges?
Jørgen: Ude fra vejen

Gl. kongevej 39: Må stikledningen slå knæk?
Jørgen: Ja

Gl. Kongevej 30: Kan stikledning placeres i skel, så 2 parceller kan benytte samme stikledning?
Jørgen: Vides ikke

Syrenvej 36: Har forespurgt hos kommunen, om man allerede nu kan starte arbejde på egen grund med henblik på at udnytte aktuelle ”Håndværkerfradrag”. Kommunen svarede: nej, da detailplanlægning endnu ikke er lavet.
Jørgen: Man kan evt. grave selv, men arbejde skal godkendes af en autoriseret kloakmester, der skal godkende udført arbejde og anmelde tilslutningen til kloakken.

Syrenvej 84: Hvor meget vand skal der til for at få afløbsvandet ud til hovedledningen? Kan kloakken tørre ud? Vi er 5 lavtliggende huse med lavt skyl toiletter?
Jørgen: Vides ikke

Toftevej 25: Kan kommunens præsentation omdeles til alle?
Jørgen: Ja, det gøres

Syrenvej 17: El telefon og vand, det ligger alt sammen nedgravet i vejen, det vil give problemer.
Jørgen: Ja, det kan vi risikere

Syrenvej 15: Underligt, at kommunen ikke giver svar på mange af vore relevante spørgsmål.
Jørgen: Kommunen vil ikke ind på tekniske detaljer før de har besluttet, hvilken model kloak, de vil etablere. Det er virkelig dyre og komplicerede.

Det blev besluttet at etablere en ad hoc gruppe, der kan indhente forskellige tilbud med henblik på en samlet entreprise for at opnå en rimelig pris. Interesserede kan henvende sig til bestyrelsen, meget gerne via dennes Internethjemmeside og e-mailadresse.

Jørgen: I relation til nedgravning i veje og stikveje af kloak kan man overveje, hvorvidt der samtidigt kan nedlægges fibernet til Internet og TV.

Der fremkom flere kommentarer i relation hertil. Syrenvej 44 oplyste, at han gennem egen kontakt til TDC har fået oplyst, at TDC for blot 50 tilmeldte vil kunne nedlægge fibernet. Toftevej 31 og formanden bemærkede, at fibernet er forældet i forhold til mobilt bredbånd, ydermere nu da der forventes bedre Internetdækning også vort område, hvor der nogle steder er god dækning, andre steder dårlig dækning.

Det blev besluttet, at der i Grundejerforeningens regi nedsættes en ad hoc gruppe, der skal undersøge muligheder for fibernet nedlægning i relation til kloakeringen. Interesserede kan henvende sig til bestyrelsen, meget gerne via dennes Internethjemmeside og e-mailadresse.

Ad 4 (fremlæggelse af det reviderede årsregnskab for 2015)

Kassereren fremlagde kassererens årsregnskab for 2015, der er godkendt af foreningens to revisorer.

Vedr. årsregnskabet blev der rejst spørgsmål fra generalforsamlingen:

Toftevej 45: Anfører, at Toftevej ikke vedligeholdes ordentligt til trods for bogført betaling, og at det er kritisabelt, at foreningen betaler hele udgiften til oprensning af grøft på Gl. Kongevej, hvor anden grundejerforenings medlemmer retmæssigt burde betale halvdelen.

Kassereren oplyser, at foreningens del af Toftevej (fra nr. 22 og herefter) skrabes. Med hensyn til grøften på Gl. Kongevej oplyser formanden, at vi har en forpligtigelse til vedligeholdelse af grøften, og at situationen omkring nævnte grøft var gået i hårdknude, og at det er blevet skønnet umuligt at inddrive halvdelen af udgiften hos de berørte grundejere.

Syrenvej 15 finder det irriterende med de alt for sene regninger fra Jesper Jensen og spørger til forholdet, om vi har en fast aftale med ham, som hun mener burde udskiftes med anden entreprenør.

Kassereren gennemgår indgået aftale med Jesper Jensens regelmæssige pleje m.m. af vejene.
Formanden oplyser, at vi nu opsiger faste aftaler med Jesper Jensen, fordi vi om lidt får gravet vejene op ved kloakeringen og vejene genetableret ved kommunen. I mellemtiden må vi tåle lidt dårligere veje, og grundejerne opfordres til selv at reparere huller med grus fra de udlagte grusbunker.

Det er vigtigt, at vejene fremtræder rimelige, da kommunen foretager fotodokumentation før kloakeringen med henblik den senere reetablering af veje til samme standard efter kloakeringen.
Jørgen bemærker, at vi ved sidste generalforsamling aftalte at bogføre udgifter, vi kender til, på årets budget.

Syrenvej 36 bemærker, at tilbagebetaling af forskud på vej, 5000 kr. i forbindelse med byggeri ikke er anført med relevant grundejer, hvilket burde være registreret.

Toftevej 31 spørger om de 25.000 kr. til Jesper Jensen også dækker Toftevej, der er meget dårligt vedligeholdt ved forbindelsen med Lyngvejen.
Formanden svarer, at vor forening kun skal betale fra nr. 22 og kun med 50 % af udgiften.

Toftevej 45 beklager, at der på flere grunde ligger store bunker misklædende kvas med deraf følgende brandfare, hvilket burde påtales Gl. Kongevej 38 anfører, at det må være en privat sag.

Generalforsamlingen og bestyrelsen henstiller til medlemmerne, at de fjerner misklædende kvas, der kan medføre brandfare.

Generalforsamlingen godkendte regnskabet 2015

Ad 5 (Bestyrelsens forslag til budget og kontingent for 2017)

Kassereren fremlagde bestyrelsens budget for 2017 og anbefalede fortsat kontingent til 1.000 kr. årligt mht. fortsat at sikre en stabilisering af foreningens økonomi.

Vedr. budget for 2017 blev der rejst spørgsmål fra generalforsamlingen:
Toftevej 25 spørger, hvorfor der afsættes penge til reparation af veje, når vi sætter forholdet i bero pga. kloakering.
Kassereren svarer, at det er hensigtsmæssigt at have pengene i reserve.
Toftevej 45 anfører, at der mangler en lokal grusbunke til reparation af huller i vej.
Jørgen oplyser, at foreningen vil bede Jesper Jensen lægge den ønskede grusbunke.

Formanden bemærker, at der egentlig var planlagte nye skilte på veje (hund i snor, ens skilte med vejnavne), dette sættes i bero til efter etablering af kloak

Generalforsamlingen godkendte budget 2017

Ad 6 (Indkomne forslag)

Syrenvej 36 har fremsat forslag om opsætning af T-spejle ud fra sideveje til Hoved-Syrenvej og Gammel Kongevej. Oversigten er dårlig på grund af for megen beplantning, og desuden køre flere alt for hurtigt, 50 eller 60 km/time.
Formanden anslår, at udgiften i alt for nævnte spejle vil andrage 50.000-60.000 kr. og anfører, at der kan forekomme blændingsfare pga. reflekser samt at vi ikke uden tilladelse må opsætte skilte. Formanden anbefaler ikke opsætning af spejle men ønsker, at man i stedet taler med de relevante grundejere om beskæring af beplantning.

Der udspandt sig en debat om, hvorvidt skiltning får beboere til at køre hensigtsmæssigt, og hvorvidt det har større effekt at kontakte den enkelte bilist og bede pågældende sænke hastigheden

Det anførtes fra flere sider, at grundejerforeningen burde kontakte de enkelte grundejere, som med deres voldsomme beplantning nedsætter overblik ved vejudmundinger.

Mundtlig afstemning: Forslaget forkastedes, men problemet anerkendes.

Formanden lover, at bestyrelsen efter kloakeringerne vil gennemgå vejene og påtale de relevante grundejere vedr. beskæring af beplantning i relation til udkørsel fra veje.

I relation hertil anbefaler generalforsamlingen og bestyrelsen, at vi alle udviser hensynsfuldhed ved langsom kørsel på vore veje.

Ad 7 (Valg til bestyrelse)

Hans-Henrik Froulund, Gl. kongevej 20 blev uden modkandidat genvalgt som formand.

Lone Christoffersen, Syrenvej 38 blev uden modkandidat genvalgt som kasserer.

Ad 8 (Valg af suppleant)

Jan Rasmussen, Syrenvej 60 blev uden modkandidat valgt som suppleant til bestyrelsen

 Ad 9 (Valg af revisorer)

Da Line Groth-Andersen, Syrenvej 15 og Kirsten Rasmussen, Syrenvej 60 har accepteret genvalg til hhv. 1. og 2. revisor, blev de begge uden modkandidater genvalgt.

Ad 10 (eventuelt)

Syrenvej 17 spørger om foreningen skal være medlem af Fritidshusejernes Sammenslutning i Nykøbing-Rørvig (FSNR), som er en paraplyorganisation, der arbejder for sommerhusejernes interesser i Odsherred Kommune.
Formanden vil undersøge sagen

Det anførtes fra flere at flammedaskerne, der står ved vore veje, er i en sørgelig forfatning.
Formanden besluttede, at de fjernes, da de ikke har nogen relevans.

Dirigenten takkede for god ro og orden, hvorefter mødet blev afsluttet med spisning af frokost.

Slutteligt bemærkes, at interesserede skal snarest melde sig til bestyrelsen mht. deltagelse i ad hoc gruppe vedr. kloak og fibernet. Alle interesserede kommer i den respektive gruppe,